Quantas vezes você já ouviu falar em “multitarefa” como um ponto forte em entrevistas de emprego com candidatos? E a monotarefa, você já usou isso sozinho?
À medida que as empresas se globalizam e continuam a implementar novas tecnologias, a multitarefa pode quase parecer uma habilidade de sobrevivência. Passamos nossos dias de trabalho progredindo em vários projetos enquanto respondemos a e-mails e mensagens e participamos de reuniões.
Mas A pesquisa revelou que o cérebro humano não é capaz de multitarefa. E a crença predominante de que a multitarefa leva à eficiência, na verdade, leva à frustração. É prejudicial para funcionários e equipes individuais. Pode diminuir a produtividade, aumentar os erros e desencorajar o pensamento criativo em seu negócio.
estudo do MIT prova que “nós, como humanos, temos uma capacidade muito limitada de pensar simultaneamente – só podemos manter uma pequena quantidade de informação em nossas cabeças a qualquer momento”. tempo, torna você sujeito a erros e reduz sua capacidade de ser criativo.”
O que é monotarefa?
Monotarefa não é um conceito novo. Também é conhecido como tarefa única Este artigo define-o como “a prática de dedicar-se a uma tarefa específica e minimizar possíveis interrupções até que a tarefa seja concluída ou tenha decorrido um período de tempo significativo”.
É exatamente o oposto da multitarefa e oferece vantagens significativas para você e suas equipes.
Os muitos benefícios da monotarefa no local de trabalho
Quando os funcionários são incentivados a se concentrar em uma tarefa de cada vez e eliminar as distrações, a produtividade aumenta, enquanto o esgotamento e a rotatividade diminuem.
A Associação Americana de Psicologia encontrado que fazer várias tarefas ao mesmo tempo ou alternar entre tarefas reduz a produtividade em 40%. Outro Estudo recente descobriu que “leva, em média, cerca de 23 minutos para a maioria dos funcionários retornar ao trabalho após um intervalo”.
Pense em quanto tempo é desperdiçado ao longo do dia respondendo a e-mails e mensagens do Slack no meio de um projeto. Isso também drena sua energia, aumenta o risco de erros e impacta negativamente na qualidade do seu trabalho.
A monotarefa pode aumentar a autodisciplina, economizar energia e capacitar você e seus colegas de trabalho a fazer o seu melhor trabalho.
4 maneiras de mudar de multitarefa para monotarefa
Em nosso mundo de negócios agitado, acelerado e sempre ativo, as distrações se tornaram parte de nossas vidas diárias, e a multitarefa tem sido usada como uma característica de sucesso por muito tempo. Voltar a focar em um projeto de cada vez exige disciplina e prática, bem como o compromisso de retreinar nossos cérebros.
Aqui estão quatro maneiras pelas quais você pode ajudar suas equipes, você mesmo e toda a organização a fazer essa mudança.
Redefinir expectativas
É uma prática comum em muitas organizações encorajar e até mesmo esperar que todos sejam multitarefas. Muitas entrevistas de emprego incluem uma pergunta sobre a capacidade de multitarefa do candidato a funcionário, levando em consideração um retumbante “sim”.
A resposta instantânea a mensagens e e-mails do Slack também é esperada de muitas organizações e equipes, tornando difícil encontrar tempo para se concentrar ao longo do dia. Assim que os funcionários estão prestes a iniciar sua próxima tarefa, eles podem receber uma notificação por e-mail ou uma solicitação de reunião de última hora e sentir a necessidade de responder ou comparecer.
O primeiro passo para apoiar uma mudança organizacional para a monotarefa é redefinir as expectativas. Isso requer uma avaliação honesta das expectativas atuais e como elas podem incentivar a multitarefa e, assim, impactar negativamente a produtividade.
O treinamento de liderança pode ser útil para ensinar as armadilhas da multitarefa, os benefícios da multitarefa e enfatizar a importância do foco e o papel que ele desempenha em um local de trabalho saudável.
Pausas planejadas requerem
Em seu livro foco roubado, Johann Hari fala sobre a importância das pausas incorporadas. Sem intervalos programados, tanto os líderes quanto os funcionários naturalmente perdem o foco e, inconscientemente, estabelecem seu próprio “intervalo” para aliviar a fadiga mental.
pesquisadores têm encontrado que o ritmo ideal é de 52 minutos de trabalho seguidos de 17 minutos de descanso. Pode parecer que nada é feito, mas o estudo descobriu que os funcionários que seguiram essa fórmula foram mais produtivos do que aqueles que não o fizeram.
Intervalos regulares permitem que os funcionários retornem ao trabalho revigorados e focados.
Considere estabelecer protocolos de invasão com suporte de gerenciamento sênior para garantir que você se envolva de cima para baixo. Essas pausas podem ser uma parada difícil ou, como Hari sugere, uma permissão para deixar sua mente vagar.
Hari afirma que a criatividade surge da conexão entre duas ou mais ideias que uma pessoa já teve, e a divagação da mente é uma fonte de desenvolvimento criativo.
Vincule tarefas a metas e objetivos de negócios
O trabalho significativo é uma das chaves para o bem-estar dos funcionários e também ajuda a aprimorar e manter nosso foco.
Hari diz que os funcionários permanecem focados por mais tempo quando seu trabalho é claramente definido e significativo, não apenas percebido como um trabalho árduo e apenas no limite de suas habilidades.
Defina metas e KPIs para toda a empresa e toda a equipe e, em seguida, treine os gerentes para vincular as tarefas individuais dos funcionários a essas metas. Isso pode ser feito como parte das avaliações dos funcionários no início do ano e, idealmente, também durante o ano, com check-ins regulares.
Além disso, considere a obrigatoriedade de reuniões de kick-off para novos projetos envolvendo todos que farão parte de cada fase. Isso coloca todos na mesma página, fornece contexto completo e uma oportunidade de falar sobre o impacto – como o projeto contribuirá para o negócio mais amplo.
Fale sobre maneiras táticas de melhorar o foco
Como já discutimos, a transição bem-sucedida de uma mentalidade multitarefa para monotarefa significa mudar a cultura, mudar as expectativas e também religar nossos cérebros.
Dar aos funcionários maneiras táticas de melhorar seu foco é um bom ponto de partida. Aqui estão quatro para você começar. Experimente você mesmo e compartilhe-os com suas equipes:
- Implemente sextas-feiras sem sessões. Também conhecido como Calm Fridays, dar aos funcionários um dia inteiro para realizar um trabalho intenso sem se distrair com as reuniões pode ajudar a desenvolver seus músculos monotarefa.
- Incentive o toque de recolher em calendários para fazer um trabalho aprofundado mesmo durante a semana.
- Desativar notificações do sistema por e-mail e notificações do Slack no computador e no celular. Pode ajudar a fazer isso apenas durante o tempo de foco no início, mas considere desativar as notificações permanentemente e definir horários específicos para verificar ambos ao longo do dia. Se o fizer, compartilhe seu plano com seu gerente e sua equipe.
- Determine por quanto tempo você deseja se concentrar em uma tarefa específica e, em seguida, definir um temporizador. Isso pode culpá-lo pela duração desse tempo por monotarefa e também mostrar o quão rápido você pode ser tentado a “apenas verificar outra coisa”.
O RH pode assumir a responsabilidade
Muitos líderes e funcionários há muito acreditam que a multitarefa e o trabalho até a exaustão merecem uma medalha de honra – e é a única maneira de ser promovido e ter sucesso. Mas, como discutimos, tempo perdido, menos criatividade e mais erros são realmente merecidos.
O RH pode conduzir a transição de multitarefa para monotarefa, promovendo o nível de foco que leva a maior produtividade e trabalho de maior qualidade – ao mesmo tempo em que colhe os benefícios pessoais dessa abordagem.
Leia este blog para saber como aceitar reclamações no trabalho pode ajudá-lo a se tornar um líder mais eficaz e oferecer melhor suporte aos funcionários.
